Was kostet ein eigenes Bestellsystem? Alle Kosten im Überblick
Bestellsystem Kosten Restaurant: Von Einrichtung über monatliche Gebühren bis zu versteckten Kosten. Ein ehrlicher Kostenvergleich für Gastronomen.
Die Frage „Was kostet ein eigenes Bestellsystem?” ist eine der häufigsten, die Gastronomen stellen, bevor sie den Schritt weg von Lieferando und Co. wagen. Die Antwort hängt vom gewählten Anbieter und dem Funktionsumfang ab. In diesem Artikel schlüsseln wir alle Kostenarten transparent auf — von Einrichtungsgebühren über laufende Kosten bis hin zu versteckten Ausgaben, die viele Anbieter verschweigen.
Kostenarten bei Bestellsystemen
Die Kosten für ein Bestellsystem setzen sich aus verschiedenen Komponenten zusammen:
1. Einrichtungsgebühren (einmalig)
Manche Anbieter verlangen eine einmalige Einrichtungsgebühr für die Ersteinrichtung des Systems. Diese kann je nach Anbieter zwischen 0 und mehreren tausend Euro liegen.
- GastroSystem: 0 Euro Einrichtungsgebühr
- Andere Anbieter: 500 bis 5.000 Euro sind keine Seltenheit
2. Monatliche Grundgebühr
Die monatliche Gebühr ist der Hauptkostenfaktor. Hier gibt es zwei grundlegend verschiedene Modelle:
Provisionsmodell (z. B. Lieferando):
- Keine feste Grundgebühr
- 13-30 % Provision pro Bestellung
- Kosten steigen mit dem Umsatz
Flatrate-Modell (z. B. GastroSystem):
- Feste monatliche Gebühr (299 Euro netto)
- 0 % Provision
- Kosten bleiben gleich, egal wie viel Umsatz du machst
3. Transaktionsgebühren
Bei Online-Zahlungen fallen Gebühren der Zahlungsanbieter an:
- PayPal: ca. 2,49 % + 0,35 Euro pro Transaktion
- Kreditkarte: ca. 1,4 % + 0,25 Euro pro Transaktion
- Barzahlung/EC: Keine Transaktionsgebühren
Diese Gebühren fallen bei jedem System an — auch bei Lieferando. Der Unterschied: Bei GastroSystem kommen keine Provisionen obendrauf.
4. Hardware-Kosten
Für den Betrieb eines Bestellsystems brauchst du:
- Tablet oder Smartphone: Ab 200 Euro (für die Bestellannahme)
- Bondrucker: Ab 250 Euro (Epson TM-m30III empfohlen)
- Router/Internet: In der Regel bereits vorhanden
Gesamte Hardware-Kosten: 450 bis 800 Euro einmalig. Viele Restaurants haben Tablet und Drucker bereits im Einsatz.
5. Versteckte Kosten bei anderen Anbietern
Vorsicht bei Anbietern, die mit niedrigen Grundgebühren werben:
- Premium-Features: Manche Funktionen kosten extra (z. B. QR-Bestellung, Treueprogramm)
- App-Veröffentlichung: Eigene App im App Store kann zusätzlich kosten
- Support: Premium-Support gegen Aufpreis
- Updates: Manche Anbieter berechnen für größere Updates
- Vertragslaufzeiten: Lange Bindung mit hohen Kündigungsgebühren
Bei GastroSystem sind alle Funktionen im Preis von 299 Euro/Monat enthalten — ohne Zusatzkosten.
Kostenvergleich: Lieferando vs. eigenes System
Die entscheidende Frage ist nicht, was ein eigenes System kostet — sondern wie viel du ohne eines verlierst. Hier ein konkreter Vergleich:
Beispiel: Restaurant mit 10.000 Euro Lieferumsatz/Monat
| Kostenart | Lieferando (30 %) | GastroSystem |
|---|---|---|
| Provision | 3.000 €/Monat | 0 €/Monat |
| Grundgebühr | 0 € | 299 €/Monat |
| Zahlungsgebühren | ~250 €/Monat | ~250 €/Monat |
| Gesamtkosten/Monat | ~3.250 € | ~549 € |
| Gesamtkosten/Jahr | ~39.000 € | ~6.588 € |
| Ersparnis/Jahr | — | ~32.412 € |
Berechne deine individuelle Ersparnis mit dem ROI-Rechner.
Beispiel: Kleine Pizzeria mit 5.000 Euro Umsatz/Monat
| Kostenart | Lieferando (30 %) | GastroSystem |
|---|---|---|
| Provision | 1.500 €/Monat | 0 €/Monat |
| Grundgebühr | 0 € | 299 €/Monat |
| Gesamtkosten/Monat | ~1.750 € | ~549 € |
| Ersparnis/Jahr | — | ~14.412 € |
Ab welchem Umsatz lohnt sich ein eigenes System?
Die Break-even-Schwelle liegt bei GastroSystem bei einem monatlichen Lieferumsatz von etwa 1.000 Euro (bei 30 % Provision). Ab diesem Punkt ist das eigene System günstiger als Lieferando:
| Monatlicher Lieferumsatz | Lieferando-Kosten (30 %) | GastroSystem | Ergebnis |
|---|---|---|---|
| 500 € | 150 € | 299 € | Lieferando günstiger |
| 1.000 € | 300 € | 299 € | Gleichstand |
| 2.000 € | 600 € | 299 € | GastroSystem spart 301 € |
| 5.000 € | 1.500 € | 299 € | GastroSystem spart 1.201 € |
| 10.000 € | 3.000 € | 299 € | GastroSystem spart 2.701 € |
Total Cost of Ownership (TCO) im ersten Jahr
Für eine realistische Kalkulation müssen alle Kosten berücksichtigt werden — auch die einmaligen:
| Position | Kosten |
|---|---|
| Hardware (Tablet + Drucker) | ~500 € (einmalig) |
| GastroSystem (12 Monate) | 3.588 € |
| Zahlungsgebühren (geschätzt) | ~3.000 € |
| TCO im ersten Jahr | ~7.088 € |
Zum Vergleich: Allein die Lieferando-Provisionen bei 10.000 Euro Monatsumsatz betragen 36.000 Euro pro Jahr. Die Investition in ein eigenes System amortisiert sich in den meisten Fällen innerhalb des ersten Monats.
Worauf du bei der Anbieterauswahl achten solltest
- Transparente Preise: Keine versteckten Gebühren, keine Zusatzkosten für Funktionen
- Keine Provisionen: Flatrate statt Umsatzbeteiligung
- Alle Funktionen inklusive: Kassensystem, Speisekarte, Dashboard, App
- Flexible Laufzeit: Monatlich kündbar statt langer Vertragsbindung
- Support inklusive: Hilfe ohne Aufpreis
- Regelmäßige Updates: Neue Funktionen ohne Zusatzkosten
Fazit: Ein eigenes Bestellsystem ist günstiger als du denkst
Die monatlichen Kosten von 299 Euro für ein vollwertiges Bestellsystem wie GastroSystem sind für die meisten Restaurants deutlich günstiger als die laufenden Provisionen bei Lieferplattformen. Die einmaligen Hardware-Kosten von 450-800 Euro amortisieren sich in wenigen Wochen.
Die Frage ist nicht, ob du dir ein eigenes Bestellsystem leisten kannst — sondern ob du dir die Provisionen an Lieferando noch leisten willst.
Berechne deine persönliche Kostenersparnis mit dem Provisionsrechner oder dem ROI-Rechner.
